チャットワークの使い方・活用方法｜ププルのスタッフブログ

今年２０２１年3月に10周年を迎えた「Chatwork（チャットワーク）」。

多くの企業でビジネスコミュニケーションツールとして利用されているChatworkですが、チャットによるメッセージやファイルの送信といった基本機能での利用が多いのではないでしょうか。Chatworkには、基本機能以外にも様々な便利機能があります。

今回は、Chatworkのビデオチャットや画面共有といったメッセージベースのチャットから一歩進んだ使い方を見ていきましょう。また、本日2021年3月18日より提供が開始された、オンラインで学べる「Chatwork School」についてもご紹介していきます。

Chatworkとは
Chatworkができる3つのポイント
基本機能と応用
オンラインで学べる Chatwork Schoolが提供開始
Chatwork 選べる3つのプラン
まとめ

Chatworkとは

Chatworkはメール、電話、会議・訪問などの仕事で必要なコミュニケーションをより効率的に支えるビジネスチャットツールです。

Chatworkができる3つのポイント

メールの課題を解決

送受信できる添付ファイルの容量大きすぎて送れないファイル、過去のメール履歴をさかのぼりづらい、Cc/Bcc漏れによる報連相が煩雑になる等の問題を解決することが可能です。

Chatworkのグループチャットやタスク管理機能を利用すれば、メール特有の問題を簡単にクリアにすることができます。

Chatworkには、ファイル送受信の容量制限がない
グループチャットでも過去の履歴が見やすい
チャット上のTo Doをタスク管理機能で管理可能
業務に必要な人が参加するグループチャットのメッセージで一括共有が可能

電話の課題解決

企業で電話を置くには、電話機や回線の契約手続きが必要ですが、営業電話などの対応により通常の業務時間が減ってしまうことも多くあります。また、テレワークや在宅ワークの導入により、オフィスで受電できないケースもあります。

Chatworkのオンラインビデオ/音声通話、グループチャットで解決できます。

Chatworkには、無料のビデオ/音声通話機能がついている
電話のタイミングをチャットで確認してから実施すれば架電もスムーズ

会議・訪問の課題解決

新型コロナウィルスの影響で時差出勤や在宅勤務が推奨され、オンライン会議へとシフトしつつあります。企業への訪問も自粛傾向にあり、円滑な情報共有や意思決定が重要になっています。

Chatworkのオンラインビデオ通話、グループチャットで解決できます。

ビデオ/通話を活用することで離れた拠点の社員とも簡単にコミュニケーションがとれます
社内外のグループチャット、コミュニケーションが可能

遠方のお客様でもビデオ通話を使えば、直接訪問しなくても打ち合わせができます。顔を合わせる必要のない場合はグループチャットで議論や意思決定をスムーズに行うことができ、スピード感を持って業務にあたれます。

基本機能と応用

チャット

チャットワークの場合、登録そのものが個人単独であることから、社内外のユーザー同士でコンタクトを取ることが可能です。また、社内外の人と同じチャットグループに参加することも可能となっています。

コンタクト追加：右上バーより人型プラスアイコンをクリック
Chatworkで繋がりたいユーザーを名前、メールアドレスで検索し、コンタクト追加ができます。
グループチャット：左上プラスアイコンをクリック
社内外のユーザーと案件や部署単位で作成し、複数人で会話を進めることができます。

チャットワーク　ビジネスコミュニケーションを円滑にする4つの機能より

チャット機能応用編

文字の装飾：メッセージに装飾(タイトル・囲み線)をつける装飾ができます。
[info]タグ、囲み枠をつけます
[title]タグ、冒頭にインフォメーションマーク（iのマーク）が入ります
[hr]タグ、区切れ線を追加します

TOをつけたチャット：「TO」をつけると、左側のツリーアイコンの右上に青い丸が表示され、自分あてのメッセージがあることが分かります。

タスク管理

タスク（やるべきこと）を作成・編集することができます。自分のタスクを把握するため、また相手に仕事を依頼する時にも利用できる便利な機能です。自分用に作成したタスク、または相手から割り振られたタスクを完了させると、チャットに通知され、相手に知らせることができます。

タスクの作成/完了：依頼されたタスクをそのままTo Doとして管理できます。
TOをつけたタスク管理：TOを付けたタスクが送信、相手に知らせることができます。

チャットワーク　ビジネスコミュニケーションを円滑にする4つの機能より

タスク管理機能応用編

TO ALLをつけたタスク：To ALL機能で、すべてを選択することで全体へタスクを知らせることもできます。

ファイル管理

ワード・エクセルなどのオフィスファイルや画像などのファイルデータをグループチャットメンバーとやり取りすることができます。マイチャットに送れば、自分だけのファイル情報としてキープすることも可能です。

ファイルアップロード：ワード・エクセルなどのオフィスファイルや画像ファイルなどをアップロードすることができます。

チャットワーク　ビジネスコミュニケーションを円滑にする4つの機能より

ファイル管理機能応用編

他ファイルとの共有・編集：GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのURLをチャットワークに貼り付ければ、そのままチャットワーク上で展開して編集が可能です。

ビデオ/音声通話

ビジネスでの直接伝えるべき重要事項や共有情報などを、ビデオ通話や音声通話を使ってオンライン上で会話することができます。

ビデオ通話：チャット参加メンバーと、顔を見ながら会話をすることができます。
音声通話：チャット参加メンバーと、音声での会話をすることができます。

チャットワーク　ビジネスコミュニケーションを円滑にする4つの機能より

フリープランの場合はビデオ通話は1対1に限られますが、有料プランユーザーが参加することにより最大14人まで同時にビデオ通話をすることが可能です(音声のみの通話であればプランに関わらず最大100名まで同時参加可能)。

オンラインで学べる Chatwork Schoolが提供開始

チャットワークの初期設定や操作方法を解説したオンライン学習コンテンツ「Chatwork School」が2021年3月18日よりスタートしました。

Chatwork School

Chatwork School(チャットワークスクール)は、Chatworkの初期設定から社内での導入を定着させるための方法、操作手順、活用法などを解説する無料のオンライン学習コンテンツとなっています。

「管理者の初期設定編」「利用ユーザーの初期設定編」「利用ユーザーの活用編」など、目的別のコースが用意されており、各コースを履修することでスムーズなChatworkの活用が可能になります。

管理者向けでは、チャットワークの使い方だけではなく、Chatworkを浸透させていく上で重要な運用ルールやセキュリティ設定、支払いについてなども詳しく理解することができます。

各コースの内容は学習期限はなく、業務の隙間時間や自分の好きな時間にいつでも見返すことが可能となっています。

Chatwork School

Chatwork 選べる3つのプラン

チャットワークでは3つのプランが用意されており、無料プランでも基本的な機能を利用することが可能です。高機能が付与されているエンタープライズプランでは、情報漏洩を防ぐための社外ユーザー制限やIPアドレス制限など大規模組織でも安心して導入できるセキュリティや管理者機能があります。

プラン	フリー	ビジネス	エンタープライズ
価格	0	500円	800円
コンタクト	無制限	無制限	無制限
グループチャット	14グループ	無制限	無制限
ビデオ通話/音声通話	1対1	複数人	複数人
ストレージ	5GB	10GB	10GB

各プラントともに、1ユーザー/月(年間契約)の場合の価格です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
国産のチャットツールならではのきめ細やかさと機能のアップデートにより、益々使いやすくなったChatwork。
ビジネスコミュニケーションツールとして、欲しい機能をしっかりと抑えたチャットツールになっています。モバイル版と合わせて利用することで、さらにスピード面でも期待できます。

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